Not known Factual Statements About documentos digitales
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La gestión de documentos no es sólo una tendencia, sino una necesidad para las empresas que buscan eficiencia, seguridad y cumplimiento cuando se trata de diversas formas de documentos y archivos.
Control Completo: La organización tiene Command total sobre el entorno del servidor, las políticas de seguridad y la gestión de datos, lo que puede ser very important para empresas con requisitos estrictos de seguridad y cumplimiento.
Cumplimiento normativo y preservación de documentos: estos sistemas facilitan el cumplimiento de regulaciones que requieren la retención de documentos durante períodos específicos, asegurando que todos los archivos estén organizados y disponibles de forma segura para auditorías o revisiones futuras.
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Gestión centralizada de documentos: organiza y almacena archivos en una plataforma centralizada, facilitando el acceso y la colaboración entre los usuarios autorizados.
Almacenamiento ordenado y accesible: Garantiza que los documentos se almacenen de manera sistemática y se puedan recuperar fácilmente cuando se necesiten.
Según una encuesta realizada por Perforce, el 81% de los trabajadores de oficina ha trabajado alguna vez en la versión incorrecta de un documento. Teniendo en cuenta que un documento realizado por un grupo de trabajo puede ser modificado infinidad de veces, controlar las diferentes versiones puede resultar complicado.
Falta de Command: Al transferir la responsabilidad al proveedor, se pierde Management sobre la ubicación y gestión de los datos. Es importante conocer los acuerdos de nivel de servicio y las medidas de protección del proveedor.
Esto garantiza una gestión eficiente, segura y sin complicaciones para las empresas que buscan delegar el mantenimiento tecnológico en expertos.
Respaldo ofrecido por el proveedor: consideramos el soporte técnico y la asistencia que el proveedor brinda a sus clientes.
Permitir que las empresas ingresen dentro del mundo de la transformación electronic y tengan un ahorro de costes sizeable. En este caso, un eficiente sistema de gestión documental permite digitalizar todos los documentos.
Con un sistema alojado en la nube, el software es alojado por un proveedor y se accede a él on the net. Se puede utilizar cualquier ordenador o dispositivo móvil conectado a Web para acceder al sistema.
Las plantillas inteligentes Microsoft 365® incluidas en la Gestión de Documentos herramienta con la cual el completado de la información se hace de manera sencilla y la creación de documentos y posterior conversión a formato PDF se agiliza.
Automatización de los flujos de trabajo, capaces de mejorar la eficiencia de la empresa y de reducir los errores manuales,